Sybena Consulting

Ryzyko w projektach informatycznych

Strona główna

Doświadczenie

Usługi

Wiedza

Relaks!

Kontakt

Projekty publiczne

Wprowadzenie

Kontraktowanie

Oczekiwania

Pomoc sponsora

Robocze ustalenia

Narażenie na ryzyko

Zasadnicze wyniki fazy kontraktowania

Identyfikacja i Analiza Ryzyka

Opracowanie raportu pośredniego

Wykonanie grafu zależności pomiędzy obszarami ryzyk

Przygotowanie raportu

Spotkanie przygotowujące fazę MSP

Planowanie Strategii Mitygacji (MSP)

Przygotowanie zespołu

Sesje MSP

Sesja porządkująca obszary

Podsumowanie wyników MSP

Faza raportu ostatecznego

Wprowadzenie

Ryzyko jest to prawdopodobieństwo poniesienia straty.

Paradygmat Zarządzania Ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem składa się z następujących czynności:

  • Identyfikacja
  • Analiza
  • Planowanie
  • Śledzenie
  • Sterowanie

Wszystkie te czynności odbywają się jednocześnie z komunikowaniem.

Właściwości Software Risk Evaluation (SRE):

  • Przygotowuje zespoły do prowadzenia systematycznego identyfikowania, analizy i planowania
  • Skupia się na ryzyku, które może wpłynąć na dostarczenie i jakość oprogramowania
  • Dostarcza kierownikowi i zespołowi różnych spojrzeń na zidentyfikowane ryzyka,
  • Tworzy podstawy dla ciągłego zespołowego (klient/wytwórca) zarządzania ryzykiem

Fazy SRE:

    1. Kontraktowanie
    2. Identyfikacja i Analiza Ryzyka (RI&A)
    3. Raport Pośredni
    4. Planowanie Strategii Mitygacji (MSP)
    5. Raport Ostateczny.
Kontraktowanie

Czynności potrzebne żeby zidentyfikować cele projektu, uzyskać zgodę na SRE i skoordynować zasoby potrzebne do jego przeprowadzenia.

Identyfikacja i Analiza Ryzyka

Zespół SRE odwiedza siedzibę projektu i przeprowadza ustrukturalizowane wywiady z członkami zespołu w celu określenia ryzyk. Ryzyka są analizowane, priorytetyzowane ze względu na wpływ na projekt i łączone w grupy ryzyk. Zespół SRE prezentuje ustalenia zaangażowanym osobom i kierownikowi projektu.

Raport Pośredni

Powtórna analiza obszarów ryzyka, rekomendacja ryzyk, które mają być objęte MSP. Rekomendacja musi być zatwierdzona przez kierownika projektu.

Planowanie Strategii Mitygacji

Tworzenie wysokopoziomowych planów mitygacji dla wybranych ryzyk. Kierownictwo, zespół projektu i zespół SRE wspólnie opracowują cele, strategie i czynności, które będą zmniejszać problemy występujące w obszarach ryzyka. Zespół projektu może rozpocząć prace redukujące najbardziej krytyczne ryzyka.

Raport Ostateczny

Plany mitygacji ryzyka są dodawane do uprzednich wyników prac. Raport jest prezentowany kierownikowi projektu.

Kontraktowanie

Oczekiwania

KP (Kierownik Projektu)

Oczekiwania KP powinny być wydobyte, zrozumiane i „obsłużone” w fazie kontraktowania.

Przełożony KP

Oczekiwanie raportu SRE jako raportu o postępach prac projektu. To nie jest właściwe podejście.

Sponsor

Wyniki SRE należą do KP i nie mogą być bez jego zgody nikomu dalej pokazane.

Członkowie zespołu

Może nie być jasny cel SRE – należy go przedstawić na spotkaniu wstępnym.

Członkowie zespołu odpowiedzialnego za procesy SE

SRE często zaczyna usprawnianie procesów. Członkowi tej grupy są dobrymi kandydatami na członków zespołu SRE.

Pomoc sponsora

Sponsorowanie

Włączanie się, nagradzanie, rozpoznawanie zasług i spójne zachowanie w zakresie zarządzania ryzykiem.

Koordynacja w miejscu projektu

Sponsor musi wspierać osobę koordynującą prace. Jest t osoba różna od kierownika projektu.

Przywódca Zarządzania Ryzykiem

Musi być wskazana osoba pełniąca rolę Przywódcy Zarządzania Ryzykiem. Osoba taka ma pilnować, żeby ryzyko było w agendach spotkań, problemy ryzyka były widoczne dla całego zespołu i żeby informacja o ryzyku była przekazywana w pionie.

Członkowie zespołu SRE

Sponsor jest odpowiedzialny za wybór wykwalifikowanych, doświadczonych ludzi, żeby stali się członkami zespołu SRE.

Osoby uczestniczące w SRE

Sponsor jest odpowiedzialny za wskazanie odpowiednich członków zespołu, żeby brali udział w pracach SRE.

Robocze ustalenia

W ramach roboczych ustaleń należy określić:

·         Granice działań w ramach SRE
·         Cele SRE
·         Poszukiwane informacje
·         Rolę zespołu SRE
·         Dostarczane produkty
·         Skład zespołu SRE
·         Uczestników ze strony projektu
·         Harmonogram i czas
·         Wyobrażenia sukcesu

Narażenie na ryzyko

Narażenie na ryzyko („risk exposure”) jest miarą używaną w fazie RI&A; jest to iloczyn wpływu ryzyka i prawdopodobieństwa jego wystąpienia.

Wpływ:

4 – katastrofalny,

3 – krytyczny,

2 – marginalny,

1 – zaniedbywalny

Prawdopodobieństwo

3 – bardzo prawdopodobne,

2 – prawdopodobne,

1 – nieprawdopodobne.

Tabela 1. Narażenie na ryzyko

Prawdopodobieństwo
Wpływ

3
bardzo prawdopodobne

2
prawdopodobne

1
nieprawdopodobne

4 – katastrofalny

Wysokie

Wysokie

Średnie

3 – krytyczny

Wysokie

Średnie

Średnie

2 – marginalny

Średnie

Średnie

Niskie

1 – zaniedbywalny

Średnie

Niskie

Niskie

 

Tabela 2 Macierz narażenia na ryzyko

Składnik
Kategoria

Wydajność

Pielęgnacja

Koszt

Harmonogram

Katastrofalny

Nie uzyskanie sprawności technicznej

System nie nadaje się do utrzymywania

Przekroczenie budżetu o > 50%

Niemożność zakończenia projektu

Krytyczny

Istotne obniżenie wydajności

Duże opóźnienia w pielęgnacji oprogramowania

Przekroczenie budżetu o ok. 30%

Przekroczenie terminów o ponad 30 %

Marginalny

Niewielkie obniżenia sprawności

Niewielkie opóźnienia w pielęgnacji oprogramowania

Przekroczenie budżetu o ok. 10

Przekroczenie terminów o ponad 10 %

Zaniedbywalny

Minimalne lub małe zaburzenia w działaniu, na poziomie detali

Irytująca i niewygodna pielęgnacja

Wykorzystanie rezerw budżetowych

Wykorzystanie rezerw czasowych poza ścieżką krytyczną

Zasadnicze wyniki fazy kontraktowania

  • Kierownik zespołu SRE (KSRE) i KP rozumieją wzajemne oczekiwania względem SRE.
  • KP jest zaangażowany jako aktywny sponsor SRE; nieformalnymi kanałami rozprowadzono informacje, że sukces SRE jest ważny.
  • Zapewniono, że będzie zachowana poufność i anonimowość źródeł danych z następnej fazy (RI&A).
  • KSRE ma opisane wyobrażenie sukcesu z punktu widzenia KP,
  • KP wziął odpowiedzialność za definicje wpływu ryzyka i narażenia na ryzyko poprzez dostosowanie go do projektu.

Identyfikacja i Analiza Ryzyka

W fazie identyfikacji i analizy ryzyka należy przeprowadzić:

Warunek                           ;                   Konsekwencja

Opracowanie raportu pośredniego

Wykonanie grafu zależności pomiędzy obszarami ryzyk

Należy połączyć ryzyka w obszary. Przekształcenie zbioru obszarów ryzyk w graf zależności pomiędzy ryzykami. Relacją pomiędzy grupami jest „wpływanie na” określana w skali 1 – 10.

Duża liczba wychodzących strzałek – „przyczyna/driver”. Duża liczba wchodzących: „wynik/rider”.

Tworzony jest hierarchiczny diagram zależności binarnych. Na górze umieszcza się najważniejsze przyczyny, na dole – najmniej ważne. W dalszych pracach należy zwrócić uwagę przede wszystkim na przyczyny.

W ramach tej czynności ryzyka mogą być przesuwane między grupami (ale nie powinno to dotyczyć więcej niż 2 –3 ryzyk. Jeśli więcej – być może należy powtórzyć cały proces klasyfikacji).

Zespół SRE na podstawie grafu ustala trzy uporządkowane najważniejsze obszary ryzyka.

Przygotowanie raportu

Przygotowanie raportu zawierającego:

  • Ogólny opis ryzyk,
  • Dyskusja obszarów ryzyka i ich podłoża
  • Wszystkie ryzyka i wartość narażenia na nie,
  • Informacje decyzyjne wskazujące, które obszary ryzyka należy obsłużyć najpierw

Spotkanie przygotowujące fazę MSP

„Ponowne ustalenie kontraktu” pomiędzy KP a KSRE. Jawny cel to ustalenie dat, ludzi i obszarów ryzyka dla następnej fazy. Ale także przedyskutowanie tego, co się zdarzyło i oczekiwań względem następnych faz.

Wydobycie od KP celów i priorytetów, które będą sterowały fazą MSP.

Planowanie Strategii Mitygacji (MSP)

Rozpoczęcie opracowywania planów mitygacji najważniejszych ryzyk zdefiniowanych w fazie RI&A. Zespół uczy się procesów i metod pomocnych w obsłudze zidentyfikowanych ryzyk. Metryki służące do kontrolowania postępu procesu mitygacji są opracowywane. Opracowywane są plany oceny czy mitygacja odniosła sukces.

Przygotowanie zespołu

Zespół musi znać wyniki spotkania przygotowującego MSP, w szczególności zagadnienia i problemy wskazane przez KP, obszary, które mają podlegać mitygacji i rozkład sesji MSP.

Do sesji MSP muszą się przygotować członkowie zespołu SRE, prowadzący sesję, protokolant i opisujący sesję (opcjonalnie). Być może udział powinna też brać osoba „podtrzymujący kontekst” – jego rolą jest wyjaśnianie znaczenia zapisów dotyczących ryzyk.

Możliwe jest posiadanie przez członków zespołu SRE idei na temat sposobów mitygacji ryzyka przed sesjami. Ale takie sposoby nie powinny dominować sesji, nie powinny wpływać na jej przebieg – wartością są strategie podane przez innych członków projektu.

Prowadzący sesję może także odgrywać rolę notującego wyniki na tablicy.

Sesje MSP

Celem sesji jest wymyślenie i udokumentowanie sposobu, w jaki ryzyka mogą być mitygowane. Każda sesja jest poświęcona jednemu obszarowi ryzyka. W ramach sesji należy

  • Określić możliwe przyczyny ryzyk,
  • Wskazać cele mitygacji ryzyk
  • Ustalić możliwe strategii i mitygacji ryzyk
  • Przygotować sposoby realizacji strategii
  • Wskazać miary, które będą służyły do nadzorowania czynności mitygacyjnych
  • Wskazać zasoby, nakłady pracy i ograniczenia dla sugerowanych strategii

Sesja porządkująca obszary

W ramach tej sesji należy uspójnić i uporządkować wyniki z poszczególnych sesji. Sesja może nie być potrzebna, jeżeli obszary ryzyka są rozłączne lub, gdy sesje MSP były prowadzone zawsze w tym samym składzie.

Odbywa się określenie ogólne strategii. Być może będzie to wymagało modyfikacji indywidualnych planów mitygacji ryzyka.

Podsumowanie wyników MSP

Formalna prezentacja w trakcie której wszyscy uczestnicy MSP widzą wyniki swoich prac. Spotkanie umożliwia:

  • Uzyskanie odpowiednich upoważnień, modyfikacji kontraktu
  • Określenie potrzeb dla bardziej szczegółowych planów
  • Wyjaśnienie kosztu, personelu i szacunku innych zasobów,
  • Określenie częstotliwości, środków i procedur zbierania danych, ewaluacji i raportowania

W wyniku spotkania:

  • Wszyscy rozumieją cele mitygacji, strategie mitygacji, czynności, które mają być realizowane – opracowane w MSP
  • Każdy osoba ma szanse zadać pytania
  • Każdy rozumie czas i treść następnych działań.

Faza raportu ostatecznego

Należy przygotować raport, w którym powinny się znaleźć wszystkie wyniki prac SRE. Należy utworzyć bazę ze wszystkimi ryzykami, strategiami, akcjami itp. dotyczącymi wykonanych prac. W bazie należy też umieścić opis kontekstu, wyjaśniający znaczenie ryzyk. Raport musi być przekazany klientowi.

Należy przeprowadzić spotkanie zamykające. Celami tego spotkania są:

  • Przyjęcie wyników projektu SRE przez KP
  • Zatwierdzenie raportu ostatecznego. KP może zażyczyć sobie poprawek – powinny być negocjowane.
  • Przekonanie KP, że na podstawie SRE należy zbudować ciągły proces zarządzania ryzykiem.
  • Uzyskanie feedbaku od KP na temat SRE
  • Przekonanie Kierownika Projektu, żeby się zgodził na follow-up wizytę w projekcie.

Dalszymi możliwymi pracami związanymi z zarządzaniem ryzykiem są:

  • Wprowadzenie ciągłych procesów zarządzania ryzykiem w firmie.
  • Rozszerzenie SRE na inne podmioty zaangażowane w projekt lub jego środowisko.

 

Źródła informacji

Software Risk Evaluation (SRE) Method Description (Version 2.0); R. C. Williams, G.J. Pandelios, S. G. Behrens, December 1999, TR CMU/SEI-99-TR-029 ESC-TR-99-029

 

Co zrobić z ustawą Prawo Zamówień Publicznych?

Co zrobić z Urzędem Zamówień Publicznych?

Kto ma wygrywać publiczne przetargi?

Czy najniższa cena oferty gwarantuje najniższy koszt?

Program rozwoju sportu

Wiedza o projektach

Model zarządzania wiedzą o projektach

Wiedza o projektach

Zarządzanie projektami nastawione na wiedzę

Agregaty projektów

Rodziny projektów

Agregaty projektów

Jednolity model zarządzania portfelami

Podstawy zarządzania portfelami

Modele dojrzałości

Dojrzałość systemów zarządzania projektami  

Dojrzałość metodyk zarządzania projektami

Meta-dojrzałość zarządzania projektami

Standardy i metodyki

Analiza ISO 21500 i porównanie z PMBoK® Guide

Siedem głównych standardów zarządzania projektami

Ogólne porównanie PMBoK, Prince 2 i CMMI

Szczegółowe porównanie PMBoK, Prince 2 i CMMI

Standardy PMI – spojrzenie krytyczne

Narzędzia Primavera a PMBoK

Zarządzanie jakością

Jakość w projektach informatycznych

Jakość dokumentów

Analiza

Analiza strategiczna

Analiza

Tworzenie tekstów analitycznych