Wprowadzenie
Wiele firm oferuje narzędzia do wspomagania zarządzania
projektami i ich portfelami. Narzędzia te są wdrażane w wielu
przedsiębiorstwach. Celem każdej organizacji wdrażającej takie narzędzie
jest oczywiście uzyskanie maksymalnego efektu biznesowego z wdrożenia.
Naturalne jest dążenie do opracowania obiektywnej klasyfikacji sposobów
wykorzystania Systemów Wspomagania Zarządzania Projektami (SZWP). Ten tekst
opisuje próbę utworzenia takiej klasyfikacji.
Klasyfikacja ta dotyczy sposobu wspomagania realizacji projektów.
Organizacje, które nie realizują projektów lub nie są świadome ich
realizacji, nie są objęte niniejszą klasyfikacją.
Zaproponowana klasyfikacja ma charakter wstępujący. To
znaczy, że każdy wyższy poziom wymaga realizacji zadań z niższych poziomów
oraz zadań specyficznych dla niego samego.
SZWP nie jest używany.
Poziom ten zwykle wiąże się z ogólnie niską świadomością
projektowego podejścia do zarządzania. Najwyższy nacisk kładzie się na
finansowe aspekty realizacji projektów, nie doceniając znaczenia
pozostałych obszarów zarządzania projektami. Zarządzanie czasem sprowadza
się do kontrolowania głównych kamieni milowych, zwykle ustalanych
zewnętrznie względem projektu. Do ewidencji danych tego typu używane jest
zwykle oprogramowanie biurowe (MS Excel, MS Word).
SZWP wykorzystywany niezależnie w poszczególnych
projektach.
Pierwszy poziom, na którym wykorzystywane są
specjalizowane narzędzia wspomagające zarządzanie projektami. Narzędzia te
są wykorzystywane niezależnie w poszczególnych projektach, bez komunikacji
wewnątrz portfeli projektów oraz bez komunikacji z innymi obszarami
zarządzania przedsiębiorstwa. Wspomaganie zarządzania projektami na tym
poziomie polega głównie na utworzeniu WBS, listy czynności oraz
harmonogramu. Harmonogram często uzupełniony jest o zasoby realizujące
prace, ale aplikacja nie wspomaga zarządzania zasobami, ponieważ nie ma w
niej informacji o wykorzystaniu zasobów w innych projektach. Możliwe jest
planowanie i nadzór nad realizacją projektu.
Narzędzie wspomaga utworzenie listy czynności, terminów
ich realizacji oraz ewidencji postępu prac. Na tym poziomie proces
realizacji projektu oraz sposób wykorzystania narzędzia zależy od
kierownika projektu. W związku z tym zwykle nie są wykorzystywane
narzędziowe mechanizmy ewidencji czasu pracy, szczególnie wtedy, gdy zasoby
pracują w wielu projektach.
Wspomaganie planowania i ewidencji kosztów. Możliwa jest
Analiza Wartości Wypracowanej.
Najbardziej popularną aplikacją wykorzystywaną do
wspomagania zarządzania projektami na tym poziomie dojrzałości jest MS
Project w wersji jednostanowiskowej.
SZWP wspomaga wspólne zarządzanie całym portfelem
projektów organizacji.
Narzędzie utrzymuje jedno wspólne repozytorium dla
wszystkich projektów realizowanych w organizacji. Utrzymuje wszystkie
słowniki potrzebne do realizacji projektów w organizacji. Najważniejsze z
tych słowników to:
·
struktura organizacyjna,
·
zbiór zasobów,
·
słownik ról zasobów w projektach,
·
struktura kont księgowych,
·
słownik rodzajów projektów,
·
wzorce WBS (tzw. metodyki projektowe),
·
rodzaje ryzyk,
·
wzorce dokumentów,
·
słownik ról użytkowników (uprawnień) w
systemie,
Narzędzie może wykonywać funkcje, do których realizacji
potrzebna jest wiedza o wszystkich projektach organizacji. Najważniejsze z
nich to wspomaganie wspólnego zarządzania zasobami, wspólne analizy
efektywności projektów, wspomaganie komunikacji międzyprojektowej,
wspomaganie jednolitego raportowania, wspomaganie jednolitych standardów
realizacji projektów. Na tym poziomie dojrzałości możliwe jest
wykorzystywanie narzędzia do ewidencji czasu pracy.
Z dostępnych na rynku produktów zarządzanie portfelowe
jest najpełniej wspomagane przez narzędzia firmy Primavera.
SZWP jest zintegrowany z systemem informacyjnym
organizacji na poziomie funkcjonalnym.
Narzędzie współpracuje z innymi systemami informacyjnymi
organizacji. Najważniejsze z nich to:
- System
zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS),
- System
finansowo-księgowy (FK),
- System
obiegu informacji,
- System
zarządzania relacjami z klientami (CRM),
- System
wspomagania zakupów,
- System
wspomagający produkcję.
Integracja z HRMS polega na wymianie informacji o zasobach
organizacji. HRMS dostarcza informacje o istniejącej
puli zasobów oraz o ich doświadczeniu, w szczególności
sprzed zatrudnienia w firmie. System Wspomagania Zarządzania Projektami
dostarcza do HRMS informacje wynikające z prac wykonanych przez pracowników
– rodzaj i ocena wykonanych prac.
Integracja z systemem FK polega na przekazywaniu z SWZP
do FK informacji o wykonanych kosztach. W drugą stronę FK przekazuje przede
wszystkim strukturę kont zaangażowanych w realizację projektów.
Integracja z systemem obiegu informacji może mieć wiele
aspektów. Najważniejsze z nich to przekazywanie wszystkich informacji
generowanych przez SWZP za pomocą podstawowego systemu informacyjnego
organizacji: poczty elektronicznej, portalu intranetowego.
Integracja z CRM polega na powiązaniu informacji o
projekcie, znajdujących się w SZWP z informacjami o kontaktach z klientem
potencjalnego lub realizowanego projektu, znajdującymi się w CRM.
Integracja z systemem zakupów polega na powiązaniu
informacji o wydatkach zewnętrznych projektu z informacjami o stanie
realizacji zakupów.
Sposób integracji z systemem wspomagającym produkcję
zależy od rodzaju działań wytwórczych. Zwykle integracja ta polega na
przekazywaniu pomiędzy SWZP a systemem produkcyjnym parametrów realizacji zadań.
W drugą stronę przekazywane są informacje o jakości i statusie
realizowanych zadań.
Rozwiązania tego typu w obecnej chwili nie są jeszcze
dostarczane jako gotowe aplikacje „z półki”. Organizacje planujące
uzyskanie tego poziomu muszą same wypracować połączenia pomiędzy
poszczególnymi systemami. Rozwiązaniem gotowym najbliższym poziomowi
zintegrowanemu są aplikacje SAP. Po stronie zarządzania projektami SAP
najlepiej integruje się z oprogramowaniem Primavera. Firmy te są partnerami
technologicznymi. Istnieje wiele wspólnych wdrożeń SAP i Primavera.
W organizacji istnieje jedna aplikacja wspomagająca
wszystkie obszary zarządzania organizacją.
Wspomaganie wszystkich funkcji koniecznych organizacji
do zarządzania projektami odbywa się w jednej bazie danych. Zasób ludzki
organizacji jest tożsamy (opisywany jako ten sam rekord) z zasobem
wykorzystywanym w projektach. Z perspektywy projektów istnieje bezpośredni
dostęp do planu kont. Ogólnie: każdy obiekt biznesowy, który na
zintegrowanym poziomie dojrzałości wymagał interfejsowania
i synchronizacji pomiędzy SWZP a innym systemem, na poziomie jednolitym
jest przechowywany jako ten sam rekord.
W tej chwili nie są znane gotowe rozwiązania, które
realizowałyby wspomaganie zarządzania projektami na poziomie jednolitym. Na
tym poziomie można się spodziewać wspólnego rozwiązania SAP i Primavera;
wydaje się, że firmy te coraz bardziej zacieśniają swoją współpracę.
Poziomy dojrzałości systemów
wspomagania zarządzania projektami
Podsumowanie
Przedstawiony model dojrzałości systemów wspomagania
zarządzania projektami ma bardzo duże znaczenie praktyczne przy wdrażaniu
aplikacyjnego wspomagania zarządzania projektami. Po pierwsze pokazuje on,
jakie, stopniowo coraz większe, wymagania można stawiać systemowi
wspomagania zarządzania projektami. Po drugie pokazuje on złożoność procesu
wdrożenia takiego systemu: poziom ręczny, a także indywidualny nie wymagają
prawie żadnych wysiłków wdrożeniowych, zaś wdrożenie bardziej
zaawansowanych rozwiązań wymaga zwykle dużych nakładów pracy. Po trzecie
model może stanowić podstawę do oceny jakości rozważanych do wdrożenia
rozwiązań, w szczególności poprzez wyróżnienie systemów portfelowych,
zintegrowanych i jednolitych.
Wersja PDF
artykułu o dojrzałości systemów zarządzania projektami
|
